גיבוש תוכנית עבודה בחמישה שלבים

רבים מאיתנו חווים תסכול כשאנחנו לא מצליחים לעשות את מה שהתכוונו לעשות. וזה בד”כ לא אשמת ה”עצלנות”, כמו שהפרפקציוניסטים מבינינו רגילים לחשוב…

להחליט ולבצע!

מודה שצמד המילים הזה, במיוחד כשיש סימן קריאה בסופו, תמיד הרשים אותי.

היו תקופות בחיי (ועדיין זה קורה מפעם לפעם), שהמרחק בין “להחליט” ל”לבצע” – היה גדול, גדול מדי. ולעיתים, בואו נודה על האמת, זה היה עוצר ב”להחליט”…

בהרצאות ובסדנאות שאני מעבירה בנושאים של תכנון ושל ניהול זמן, אני שואלת את השאלה הבאה: כמה פעמים הלכתם לישון עם החלטה, ומה קרה למחרת בבוקר? רוב היושבים בחדר, מחייכים חיוך נבוך. האמיצים שבהם פורצים בצחוק. זו האמת של רובנו. דחיינות נמצאת בשורש ההווייה האנושית. משפט קצת גדול, אבל נכון.

יש הרבה מה לומר על הסיבות לדחיינות, אבל בפוסט הזה אני רוצה להתייחס לאחד הפתרונות הפשוטים.

מה זה בעצם תוכנית עבודה?

תוכנית עבודה או בשמה הנוסף, תוכנית פעולה. זהו כלי עבודה עוצמתי להשגת מטרות.

הסיבה שיש פער בין החלטה לביצוע (או היעדר ביצוע) היא משום שהחלטות טובות שאנחנו מקבלים חסרות, לעיתים קרובות, את הדרך להוציא אותן לפועל, או במילים אחרות, תוכנית פעולה טובה.

מחר אני אתחיל דיאטה, ביום ראשון אחזור לעשות ספורט, השבוע אעשה שיווק, אחרי החגים אחפש עבודה – כל אלה הן ברמה של “הצהרת כוונות”.

כוונות זה טוב, אבל אנחנו יודעים לאן זה עלול להוביל אותנו…

כדי להפוך כוונה והחלטה למציאות כדאי לשמור על חמישה כללים חשובים:

1. לנסח תוצאה רצויה בנקודת זמן מוגדרת – להגדיר מה בדיוק אנחנו רוצים להשיג ומתי אנחנו רוצים להשיג זאת.
2. למפות אבני דרך במונחי תוצאה – מה הם יעדי הביניים בדרך להשגת התוצאה.
3. לגבש את הפעולות שנדרש לבצע על מנת להשיג את התוצאות –  לנסח מה בדיוק צריך לעשות כדי שזה יקרה.
4. להגדיר לוח זמנים לביצוע הפעולות – לציין מתי בדיוק נעשה את הפעולות שגיבשנו ולהכניס את זה ליומן!
5. לזהות את המשאבים הנדרשים לביצוע הפעולות – זהו המרכיב הסודי שהרבה מאיתנו שוכחים – לבחון האם יש לנו את הכלים, הידע, היכולות, הקשרים והכישורים לביצוע הפעולות שהגדרנו. ואם לנו אין, אז מי יכול לעזור?

יש לכם יותר ממטרה אחת? גבשו תוכנית עבודה לכל מטרה בנפרד. מומלץ לבחור עד 3 מטרות בו זמנית, אחרת אנחנו עלולים ללכת לאיבוד – תפסת מרובה, הלכת לאיבוד…

כשתוכנית העבודה נמצאת לנגד עיניכם קורים שני דברים:

• האחד – נוצרת בהירות – עצם תהליך הכתיבה והגיבוש של התוכנית מאפשר לכם לבחון את המטרות שלכם, הצעדים הנדרשים, הפעולות שצריך לעשות והיכולת שלכם להגשים אותן.
• השני – לא צריך לקום כל בוקר ולהמציא את הגלגל מחדש. ברגע שיש לכם תוכנית, יש לכם סדר פעולות שמאפשר להתפנות לעשייה במקום לתהייה לגבי הצעד הבא. זה לא תמיד קל, אבל זה הופך להיות פשוט יותר.

הערה חשובה: תוכנית היא בסיס לשינויים. בגלל זה יש לנו אבני דרך שמאפשרות לנו לבחון האם אנחנו הולכים בקצב הנכון. תוכנית עבודה היא מסמך דינמי – משהו לא עובד, אפשר לשנות ולעדכן.

אתם יכולים לצאת לדרך!

אתם גם יכולים ללחוץ כאן ולקרוא את הפוסט הבא: שמסביר צעד אחר צעד כיצד ליישם את כל אחד מהכללים שפורטו כאן.

מוזמנות ומוזמנים לשלוח לי שאלות ולקבל תשובות, כנסו לעמוד צור קשר – לחצו כאן.