כתיבת תוכנית עבודה – צעד אחר צעד

בפוסט “גיבוש תוכנית עבודה בחמישה שלבים” הסברתי מהי תוכנית עבודה ומה הם הכללים לגיבושה (אם לא קראתם, לחצו כאן). בפוסט הזה, אקח אתכם צעד אחר צעד לכתיבת תוכנית העבודה האישית שלכם.

תוכנית עבודה בחמישה שלבים – איך עושים את זה?

שלב 1 – להגדיר מה בדיוק אנחנו רוצים להשיג ומתי אנחנו רוצים להשיג זאת.

מתחילים מהסוף – מנסחים תוצאה רצויה בנקודת זמן מוגדרת – מגדירים את היעד שאותו רוצים להשיג, מנסחים זאת בצורה חיובית, בזמן הווה. תוכנית פעולה היא כלי שמשמש אותנו לתכנון של כמה חודשים קדימה, מקסימום שנה. יותר מזה, היא מאבדת מהאפקטיביות שלה.

לדוגמא: ב 1 במרץ 2018 יש לי 10 לקוחות בשבוע.

שלב 2 – ממפים מה הם יעדי הביניים בדרך להשגת התוצאה.

ממפים נקודות בדרך לתוצאה הרצויה – מומלץ בד”כ לייצר יעדים רבעוניים/חודשיים קטנים יותר. כדי שנוכל לבדוק במהלך הדרך שאנחנו בכיוון הנכון. אין משמעות לתוכנית פעולה שאנחנו פוגשים אותה פעם בחצי שנה או שנה. תוכנית פעולה היא כלי דינמי, שמאפשר לעקוב אחרי העשייה, לעשות שינויים תוך כדי תנועה ולהמשיך להתקדם בדרך.

לדוגמא: ב 1 בדצמבר 2017 יש לי 8 לקוחות בשבוע, ב 1 באוקטובר 2017 יש לי 5 לקוחות בשבוע.

שלב 3 – מגדירים מה בדיוק צריך לעשות כדי שזה יקרה.

אחרי שהגדרנו את היעד הסופי ואת יעדי הביניים – מגדירים ומגבשים את הפעולות שצריך לבצע על מנת להשיג את התוצאה הרצויה. את זה עושים על ידי שאילת שאלות פשוטות:

מה צריך לקרות כדי שזה (היעד או אבן הדרך) יקרה? מה צריך לעשות כדי שזה יקרה?

ואת השאלות הללו שואלים מהיעד הסופי וגוזרים אחורה.

אם היעד הסופי הוא בעוד שנה, מתחילים משם, מה צריך לקרות/לעשות כדי שתוצאה מסויימת תושג, וכך עובדים אחורה מהנקודה הסופית דרך נקודות הביניים.

כשמגבשים את הפעולות, חשוב להקפיד על הגדרה מדוייקת שלהן, למשל, לעשות שיווק – זה לא פעולה מוגדרת. מה הכוונה בלעשות שיווק? יש אינסוף פעולות שיווקיות אפשריות –  להתקשר ל 10 אנשים מתוך רשימת הקשר שלי ולעדכן אותם על המוצר החדש; להקים דף פייסבוק; להשקיע 3 שעות בשבוע בקידום העסק בפייסבוק; לשוחח עם לקוחות עבר ולבקש משוב… וכד’.

שלב 4 – להגדיר לוח זמנים לביצוע הפעולות !

אחרי שגיבשנו את הפעולות שצריך לעשות – מציינים מתי בדיוק נעשה אותן, מציבים אותן בתוך לוח השנה, כל פעולה בנקודת זמן ספציפית. כן כן, ממש רושמים את זה ביומן. אין משמעות לאמירה – בחודש הקרוב אעשה פנייה יזומה לחברות הייטק – מתי בדיוק בחודש הקרוב, באיזה ימים, באיזה שעות? ברגע שנאמר לעצמנו “בחודש הקרוב”, רבים הסיכויים שנגיע ליומיים לפני סוף החודש וכלום לא קרה.

שלב 5 – לזהות את המשאבים הנדרשים לביצוע הפעולות – לבחון האם יש לנו את הכלים, הידע, היכולות, הקשרים והכישורים לביצוע הפעולות שהגדרנו. ואם לנו אין, אז מי יכול לעזור?

והנה מגיע המרכיב הסודי – זיהוי המשאבים שדרושים על מנת לבצע את הפעולות השונות. הרבה פעמים אנשים מגדירים פעולות שונות שהם צריכים לעשות, אלא שהם לא בודקים אם יש להם את כל המשאבים על מנת לבצע אותן.

למשל, אם אחת הפעולות השיווקיות שהגדרנו היא דף פייסבוק פעיל, אבל אני לא מכירה את דרכי הפעולה בפייסבוק, לא מכירה את הכלים השונים, לא יודעת איך יוצרים קמפיינים, לא יודעת מה לעשות כדי שזה יהיה מוצלח. מה הסיכוי שאצליח לעשות את הפעולה הזו בדרך הנכונה?

המשאבים שאנחנו זקוקים להם על מנת להצליח יכולים להיות: זמן ללמוד את התחום, סיוע של איש מקצוע, כסף על מנת לשכור מישהו שיעשה זאת בשבילי, שיתופי פעולה, תמיכה ועזרה וכד’.

עכשיו אתם מוכנים לכתוב את תוכנית העבודה שלכם.

אם יש לכם שאלות, כתבו לי – אשמח לענות! לחצו כאן למעבר לעמוד צור קשר.